Nou în munca de la distanță? Aceste instrumente vă vor face tranziția la lucrul de acasă mai ușor

Shutterstock.

Pe măsură ce focarul de coronavirus continuă (chiar apărând în redacții ), organizațiile le cer angajaților să lucreze de acasă atunci când pot.

Pentru unii, acest lucru poate însemna descoperirea unor lacune în stivele dvs. de instrumente. Având în vedere acest lucru, am compilat o listă de instrumente care vă pot ajuta să vă adresați diferitelor nevoi pe care le poate avea echipa dvs. pentru a rămâne conectată și eficientă la locul de muncă.

O listă exhaustivă este aproape imposibil de alcătuit, având în vedere ritmul cu care sunt lansate produse noi sau, de altfel, închise, dar acestea sunt unele dintre cele mai comune instrumente pe care le vedem că le folosesc redacțiile. De asemenea, am urmărit instrumente cu integrare și utilizare mai simplă, mai degrabă decât să partajăm instrumente complexe care nu sunt ușor de adoptat. Am inclus informații despre prețuri, dar ar trebui să verificați site-urile web ale platformelor pentru informațiile cele mai precise, deoarece acestea pot fi diferite în funcție de dimensiunea și nevoile organizației dvs. Rețineți că compania dvs. poate avea politici cu privire la versiunile de instrumente pe care le puteți utiliza din cauza constrângerilor de securitate.

Aceste instrumente sunt organizate după trei nevoi comune de instrumente pe care majoritatea organizațiilor le împărtășesc: comunicare, documentare și management de proiect.

Amintiți-vă că instrumentele pe care le utilizați nu ar trebui să fie mai complicate decât sarcina pe care încercați să o îndepliniți. Alegeți ceea ce funcționează cel mai bine pentru fluxul de lucru și stilurile de lucru ale dvs. și ale echipei dvs.

Pentru a face comunicarea față în ecran de succes, este important să stabiliți o înțelegere clară a așteptărilor pentru platforma dvs. de comunicare.

Îmbrățișați natura asincronă a comunicării pe platformele de mesagerie. Organizați-vă conversațiile în canale sau chat-uri, astfel încât informațiile să nu devină copleșitoare sau dificil de găsit. Fă-ți timp pentru a calibra setările de notificare pentru a găsi echilibrul potrivit între informat și supraîncărcat. Utilizați programe și stări pentru a stabili disponibilitatea.

Google Hangouts - videoconferinta

Produsul Google pentru conferințe video, Hangouts Meet, oferă o interfață ușor de utilizat pentru întâlniri virtuale, partajarea ecranului și chat. Dacă dvs. sau organizația dvs. utilizați deja G Suite, puteți utiliza gratuit funcțiile avansate G Suite la nivel de întreprindere până la 1 iulie. Astfel, puteți înregistra video și întâlniri pentru până la 250 de persoane.

Dacă sunteți pe deplin acceptat să utilizați G Suite pentru e-mail (Gmail) și calendar (Google Calendar), folosirea Google Hangouts Meet este destul de simplă. Google Calendar va crea automat un apel Meet cu fiecare invitație din calendar pe care o trimiteți, iar toți cei aflați în invitație vor putea accesa apelul. Odată intrat în apel, interfața este simplă pentru chat și partajarea ecranului. Dacă gestionați un cont personal G Suite și un cont G Suite de serviciu, selectarea contului corect poate fi dificilă.

Prețuri
Dacă aveți un cont Gmail, aveți versiunea gratuită a Google Hangouts Meet, care vă oferă 25 de participanți per apel.

Slack – comunicare asincronă

Slack a fost îmbrățișat pe scară largă, atât iubit, cât și urat de mulți. Funcționalitatea de bază se învârte în jurul conversațiilor cu mai multe canale, unu-la-unu și în grupuri mici. Cu toate acestea, vă puteți supraalimenta utilizarea Slack utilizând multitudinea de integrări care pot transmite informații între Slack și alte platforme pe care organizația dvs. le poate folosi.

Poți fi activ și funcțional cu o echipă Slack în câteva minute, iar interfața pentru chat este accesibilă în mod rezonabil persoanelor cu experiență în sistemele de mesagerie online.

Prețuri
Slack are un sistem de prețuri pe niveluri. Versiunea gratuită include istoric limitat de mesaje și integrări finite.

Zoom - videoconferinta

Zoom include conferințe video, partajarea ecranului, chat și înregistrare video în abonamentul de bază. Interfața destul de intuitivă face ca participanții să navigheze relativ ușor odată ce sunt în sesiune.

Este rapid să configurați un cont, dar ar trebui să vă acordați câteva minute pentru a vă familiariza cu comenzile pentru începerea unei întâlniri, astfel încât să știți unde este totul atunci când aveți nevoie. Comenzile din interiorul interfeței de apel video sunt destul de simple și majoritatea utilizatorilor vor putea vedea cum să acceseze chat-ul sau să partajeze ecranele dacă este necesar. Nivelurile mai mari de abonament vă vor oferi mai multe instrumente, cum ar fi sălile de lucru, care vă pot fi de ajutor dacă coordonați o conversație cu un grup mai mare de persoane.

Prețuri
Zoom are un sistem de prețuri pe niveluri. Versiunea gratuită permite utilizatorilor să găzduiască până la 100 de participanți, are întâlniri individuale nelimitate, o limită de 40 de minute pentru întâlniri de grup și un număr nelimitat de întâlniri generale.

Skype - videoconferinta

Skype este o altă opțiune pentru găzduirea apelurilor video sau audio conferințe cu până la 50 de persoane. De asemenea, puteți folosi Skype pentru a apela persoane care nu sunt pe platformă. Skype facilitează partajarea fișierelor la apel, partajarea ecranului și mesageria. Una dintre marile diferențe dintre Skype și Zoom este că pe Skype puteți gestiona o agendă de contacte și puteți iniția apeluri cu alții, spre deosebire de a invita persoane în sala de ședințe sau de a programa o conferință video așa cum ați face în Zoom. Skype funcționează mai mult ca o experiență tradițională de telefon, în timp ce Zoom funcționează mai mult ca o sală de întâlnire virtuală.

Această platformă există de ceva vreme și a suferit un număr destul de mare de modificări de-a lungul anilor. Dacă a trecut ceva timp de când l-ai folosit, s-ar putea să fii surprins să găsești câteva lucruri noi. Interfața este destul de navigabilă pentru oricine are experiență în mesageria online.

Prețuri
Microsoft oferă diferite versiuni de Skype ca produs. Prețul depinde în mare măsură de utilizarea apelurilor dvs.

Grup WhatsApp – mesagerie și apeluri sigure

WhatsApp oferă apeluri pe internet și mesagerie criptată end-to-end. Aplicația vă permite să creați și să trimiteți mesaje diferitelor grupuri. Inițial a fost o aplicație mobilă, dar acum este disponibilă o versiune desktop.

WhatsApp organizează interfața prin chat-uri și apeluri. Chaturile vor afișa o listă cu grupurile dvs. Sunt doar câteva atingeri pentru a intra într-o interfață de grup, pentru a crea una nouă sau pentru a trimite mesaje unei persoane de contact. De asemenea, puteți seta o stare actuală pentru a vă ajuta echipa să știe când sunteți disponibil.

Prețuri
WhatsApp este complet gratuit.

Probabil că aveți deja un depozit de documentație existent - un sistem de urmărire a informațiilor la care toată lumea are nevoie de acces. Dacă nu, aceasta este o oportunitate de a crea unul.

Chiar și atunci când te întorci la birou, este valoros să ai un loc de încredere pentru informații atunci când oamenii au întrebări. Păstrați practicile echipei, propunerile de proiect, retrospectivele, notele de întâlnire și ideile de brainstorming într-un loc previzibil, iar toată lumea din organizația dvs. va beneficia, la distanță sau nu. Aceste instrumente vă vor ajuta să vă puneți în ordine casa de documentare.

documente Google – procesare de text, documente, foi de calcul

Google Docs este adesea considerat Microsoft Word, dar pe internet. În timp ce se modelează pe un procesor de text, într-adevăr a devenit mult mai mult decât o clonă Word. Acum a devenit instrumentul de document digital de facto. În esență, funcționalitatea sa este destul de simplă și ar trebui să fie familiară pentru oricine a folosit un procesor de text. Cu toate acestea, datorită conexiunii sale la întreaga linie de produse Google Drive, inclusiv Foi de calcul Google și Prezentări Google, Google Docs poate importa date, diagrame și tabele din acele produse. De asemenea, poate rula scripturi personalizate.

Dacă ați folosit un procesor de text, nu ar trebui să aveți probleme în a începe să creați un document în Google Docs. Organizarea acelor documente poate fi un pic mai mult o provocare. Google Docs face parte din Google Drive, unde puteți organiza Documente, Foi de calcul, Prezentări în diferite moduri. Sfârșiți prin a vă crea propriul sistem de fișiere în Google Drive, nu spre deosebire de sistemul de fișiere al computerului. La fel ca și alte produse Google, dacă mențineți un cont personal G Suite și un cont G Suite de serviciu, gestionarea contului pe care îl utilizați la un moment dat poate fi o provocare.

Prețuri
Gratuit pentru toți utilizatorii G Suite.

Coadă – documentare și management de proiect

Coda este un sistem de documentare care își propune să reunească mai multe fire. Valoarea unică în Coda este capacitatea de a avea diferite tipuri de fișiere într-un singur spațiu. Diapozitivele, foile de calcul și tabelele dvs. pot locui în același document, în loc să fie nevoiți să vă deplasați între produse diferite. Acest lucru este cel mai util dacă aveți diferite resurse pe care trebuie să le reuniți în timp ce lucrați la un proiect.

Deoarece există o mulțime de lucruri diferite pe care le puteți face și o mulțime de integrări diferite de care să profitați, este util să aruncați o privire la galeria de șabloane Coda pentru a vă înțelege ce este posibil. Acest lucru este deosebit de important dacă găsești că o pânză goală este copleșitoare și nu ești sigur cum să-ți organizezi munca.

Prețuri
Coda oferă un sistem de planuri pe niveluri. Versiunea gratuită include editori și creatori de documente nelimitați, vizualizatori nelimitați, dimensiune limitată a documentului, cote reduse de automatizare, integrări limitate (deși nu sunt instrumente comune de care este posibil să aveți nevoie), un istoric al versiunilor de 7 zile, colaborare în timp real, foldere nelimitate și sprijinul comunității.

Noţiune – documentare și management de proiect

Notion este un nou venit adesea văzut ca un concurent al Google Docs. Într-adevăr, încearcă să îmbine instrumente la fel de diverse precum Evernote, Trello și Airtable într-una singură. Notion vă permite să creați și să organizați documente care pot face mult mai mult decât procesarea cuvintelor. Documentele din Notion pot include liste de activități, calendare, baze de date și multe altele. Dacă aveți nevoie de un loc în care să organizați documentele și să gestionați sarcinile care decurg din acele documente, Notion poate fi o soluție unică pentru aceste probleme.

Ideea noțiunii despre pagini și organizare poate fi confuză la început. Ar trebui să aveți o viziune clară asupra documentelor pe care doriți să le stocați în Notion înainte de a vă scufunda. Poate rezolva o mulțime de probleme diferite, așa că găsiți-vă cazul particular de utilizare înainte de a fi copleșit.

Prețuri
Noțiunea are un sistem de planuri pe niveluri. Versiunea gratuită oferă membri și invitați nelimitați, 1.000 de „blocuri” (efectiv, secțiuni de conținut) și 5 MB de stocare a fișierelor.

evernote - documentație

Evernote are o istorie lungă ca aplicație personală de luare de note. Le-a permis de multă vreme persoanelor să scrie note, să colecteze informații de pe web și să organizeze informații cu un sistem robust de etichetare și clasificare, făcându-l un instrument de cercetare popular. Unii s-ar putea să nu știe că Evernote are și funcții de colaborare, la un preț. Planul de afaceri Evernote are o funcție numită Spaces, care colectează notele și documentele echipei într-un format asemănător Drive.

Evernote poate fi folosit foarte simplu ca doar un loc pentru a scrie note. Dar are straturi și straturi de caracteristici care pot face față celor mai puternici utilizatori cu putere. Clipperul său web vă permite să salvați pagini web și PDF-uri de pe web și să le stocați în contul Evernote. Puteți utiliza etichetarea și căutarea pentru a vă filtra notele în moduri nesfârșite.

Prețuri
Evernote are un sistem de planuri pe niveluri. Versiunea gratuită include capabilități complete de luare de note, precum și etichetare și căutare, fără partajarea notițelor.

Instrumentele pentru managementul proiectelor parcurg o gamă variată de la platforme simple care gestionează o componentă până la produse la scară largă care abordează o gamă largă de funcționalități care pot fi necesare într-o organizație.

Trello - management de proiect

Trello este un sistem vizual la îndemână pentru organizarea lucrărilor de făcut cu carduri și liste. Puteți crea un flux de lucru care funcționează cel mai bine pentru echipa dvs., în care articolele pot fi mutate rapid și ușor în funcție de starea lor. Trello a introdus, de asemenea, reguli și integrări care vă pot ajuta să vă mențineți structura organizațională gestionabilă. Trello are, de asemenea, șabloane în cazul în care aveți nevoie de câteva idei despre cum puteți utiliza cât mai bine funcționalitatea sa.

Interfața cu utilizatorul este rezonabil de simplă și nu copleșește așa cum pot fi unele platforme de management de proiect. Trello face mai puțin decât alte platforme, dar acesta poate fi un lucru bun, deoarece face ceea ce își propune să facă bine și fără aglomerația de prea multe funcționalități.

Prețuri
Trello are un sistem de planuri pe niveluri. Versiunea gratuită include panouri personale nelimitate, carduri nelimitate, liste nelimitate, o limită de încărcare a fișierelor de 100 MB, 10 panouri de echipă și automatizare limitată.

Masa de aerisire – managementul și organizarea datelor

Cel mai bun mod de a te gândi la Airtable este ca o foaie de calcul cu superputeri. Cu Airtable, puteți organiza datele într-un format tabelar familiar, dar apoi se poate transforma în panouri kanban, calendare și galerii vizuale asemănătoare Trello. Puteți configura formulare personalizate care vor alimenta intrarea utilizatorului în baza de date Airtable. Pentru utilizatorii profesioniști, Airtable are „Blocuri”, care adaugă funcționalități suplimentare la tabele, cum ar fi geocodarea, diagramele și chiar o modalitate de a proiecta pagini web pe baza datelor din tabelul tău.

Airtable folosește un limbaj unic pentru a-și descrie funcționalitatea. Ceea ce ați putea considera în mod obișnuit o foaie de calcul sau o bază de date se numește „bază”. Are „Blocuri” (pentru utilizatorii profesioniști) care încorporează tehnologii de plug-in în bazele dumneavoastră. Odată ce ați trecut de limbajul, Airtable este un instrument de calcul foarte flexibil care vă oferă o putere utilă asupra unei foi de calcul Google.

Prețuri
Airtable are un sistem de planuri pe niveluri. Versiunea gratuită include baze nelimitate, 1.200 de înregistrări pe bază, 2 GB de spațiu pentru atașamente pe bază și două săptămâni de istoric al reviziilor.

Gamă - management de proiect

Range abordează munca de a ști cine face ce și unde sunt echipele în ceea ce privește obiectivele. Range facilitează planificarea individuală a sarcinilor și check-in-urile în echipă cu programe și beneficiază de o gamă largă de integrări cu aplicații pe care probabil le veți utiliza, cum ar fi Slack, Google Drive, Calendar, Trello și Github.

Are o interfață prietenoasă cu utilizatorul, iar procesul de onboarding vă ghidează prin modul de utilizare. Sfaturi și exemple sunt disponibile în toate vizualizările până când le închideți.

Prețuri
Gama este gratuită pentru echipe de până la 10 persoane. Este de 14 USD pe lună pentru fiecare coechipier suplimentar.

luni – documentare și management de proiect

Monday este un sistem organizat de consiliu pentru gestionarea proiectelor și a fluxurilor de lucru. Integrările se conectează la aplicațiile pe care este posibil să le utilizați deja. Diferite vederi, cum ar fi volumul de muncă și calendarele, prezintă starea muncii în moduri utile, făcând mai ușor de evaluat ce se face și când. Funcționalitatea poate fi automatizată cu rutine de automatizare fără cod care pot eficientiza sarcinile.

Site-ul oferă o mulțime de funcționalități, dar procesul de integrare pentru conturi noi face o treabă decentă de a vă ghida prin procesul de creare a unui nou panou. Există multe disponibile în interfață, așa că poate dura puțin timp pentru a realiza ce funcționalitate este disponibilă.

Prețuri
Luni are un sistem de planuri pe niveluri, în care prețul se bazează pe numărul de utilizatori. Planul de bază, care este de 39 USD pentru cinci utilizatori pe lună, oferă panouri nelimitate, 20 de tipuri de coloane, o vizualizare Kanban, formulare încorporate, 5 GB de stocare și un jurnal de activitate de o săptămână.

Ultimele două elemente din această listă sunt platforme de management de proiect destul de robuste, care pot fi mai mult decât ceea ce căutați dacă încercați doar să abordați lacunele intermediare în fluxul dvs. de lucru. Cu toate acestea, dacă sunteți gata să evaluați platforme de management de proiect mai intensive, acestea sunt opțiuni all-in-one care trebuie luate în considerare.

Asana – documentație all-in-one, management de proiect și platformă de comunicare

Asana este o platformă de management de proiect la scară largă, care poate aborda o varietate de aplicații pentru marketing, vânzări, operațiuni, produse și diferite nevoi de gestionare a fluxului de lucru. Este dificil să descrii succint toate funcționalitățile sale, deoarece Asana se adresează mai multor spații de management de proiect. Acesta cuprinde o mare parte din funcționalitatea unei combinații a produselor de mai sus, inclusiv comunicarea, managementul sarcinilor, programele, fluxul de lucru al proiectului și multe altele.

Prețuri
Asana are un sistem de planuri pe niveluri. Versiunea gratuită include managementul sarcinilor; vizualizări de listă, panou și calendar; cesionarii și termenele scadente; până la 15 colegi de echipă și integrări de aplicații.

Tabăra de bază – documentație all-in-one, management de proiect și platformă de comunicare

Basecamp, construit de o companie care a fost pionierat în munca de la distanță încă de când era cool, promite să vă rezolve toate nevoile majore de instrumente într-o singură soluție cuprinzătoare. În Basecamp, creați proiecte. În cadrul proiectelor, puteți crea liste de activități, atribui sarcini, trimite anunțuri membrilor echipei, programa întâlniri, partaja documente și începe discuții de grup. Cu toate acestea, Basecamp ar putea, teoretic, să ia locul Google Docs, Slack, Dropbox, Trello și Asana.

Basecamp subliniază cu tărie natura asincronă a lucrului de la distanță. Dacă sunteți în căutarea unei soluții care să vă permită să lucrați cu oameni în programe diferite, în locuri diferite, cu abilități diferite de comunicare la distanță, Basecamp este o soluție deosebit de interesantă.

Cumpărarea unui produs precum Basecamp înseamnă a cumpăra întreaga filozofie de management al produsului. Chiar funcționează pentru unii oameni și îi oprește pe alții. Dar dacă sunteți pregătit pentru o soluție cuprinzătoare, alocarea timpului pentru a învăța Basecamp vă va învăța multe despre ce funcționează pentru organizația dvs. și ce nu.

Prețuri
99 USD pe lună pentru utilizatori și proiecte nelimitate.

Tyler Fisher este director adjunct, tehnologie, la Catalizator de știri . El poate fi contactat la tyler@newscatalyst.org și pe Twitter la @tylrfishr .

Heather Bryant este director adjunct, produs, la Catalizator de știri . Ea poate fi contactată la heather@newscatalyst.org și pe Twitter la @hbcompass .

News Catalyst ajută organizațiile de știri să se transforme în afaceri digitale durabile.